Convertir los archivos de Office a los nuevos formatos de Office 2007

Al hilo de una pregunta de las news de Microsoft (http://groups.google.es/group/microsoft.public.es.officexp/msg/eb8ff41051c0209f ) en la que vemos que se plantea la opción de convertir todos los documentos de versiones anteriores de Office al nuevo formato de Office 2007 me puse a "investigar" y he llegado a la conclusión de que sí se puede hacer y además no es demasiado complicado.

Lo primero que necesitamos es descargarnos de la web de Microsoft estos dos programas:

– Office Migration Planning Manager (OMPM) que contiene una serie de herramientas para migrar de versiones anteriores de Office a Office 2007 (http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=13580cd7-a8bc-40ef-8281-dd2c325a5a81&displaylang=en).

– Microsoft Office Compatibility Pack for Word, Excel, and PowerPoint 2007 File Formats (http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=941B3470-3AE9-4AEE-8F43-C6BB74CD1466&displaylang=en) que es un paquete de compatibilidad que nos permite abrir ficheros de Office 2007 con algunas versiones anteriores de Office

NOTA: Yo he probado con las dos herramientas en inglés por lo que recomiendo bajarlas en ese idioma, aunque no sé si funcionaría con el paquete de compatiblidad en español. También está probado sobre Windows XP (aunque supongo que funcionaría en Vista igualmente)

Una vez descargadas las dos herramientas ya podemos proceder. Supongamos que las hemos descargado en C:Descargas. Primero instalamos el OMPM siguiendo las instrucciones de Microsoft. Para ello nos vamos a Inicio / Ejectuar y escribimos cmd . Nos abrirá la ventana de comandos y nos situamos en la carpeta donde hemos guardado OMPM. Una vez allí escribimos MigrationPlanningManager /extract:c:ompm

instalar 

Nos saldrá una ventana con un Acuerdo de Licencia que leeremos y aceptaremos (o no, pero entonces no sigas leyendo). Nos habrá creado un directorio en el disco C: llamado "ompm". Si nos vamos a ese directorio veremos que contiene varias carpetas. A nosotros nos interesa la llamada "Tools". La abrimos y nos encontramos dos ejecutables, un archivo .ini y un archivo .dll. Concretamente nos interesan dos de esos archivos: el archivo ofc.ini y el archivo ofc.exe.

Si abrimos el ofc.ini vemos que contiene lo siguiente:

;Please refer to the online documentation for more information.

[Run]
; LogDestinationPath: the path where the log files will be written to
LogDestinationPath=C:OMPMOFCLogs

; Description: this can be any text to describe extra information about the run
;Description= "Test run of the Office File Converter"

; FileListFolder: the folder containing the File List exported from the OMPM Reporting Tool
; (do not include if specifying FoldersToConvert)
;FileListFolder=dataexportlist1

; TimeOut: a limit in seconds for the conversion of a single file. (default 300 seconds)
; If expired, the Office File Converter will cancel the conversion of the current file and move on to the next file.
; Conversion will never timeout if this value is set to 0.
; Set to a higher value if experiencing difficulties with larger files.
TimeOut = 300

[ConversionOptions]
; FullUpgradeOnOpen: if set to 1, Word documents will be fully converted to the OpenXML format
;                    if set to 0 (default), Word documents will be saved in the OpenXML format in compatibility mode
; Not applicable to Excel or PowerPoint files.
FullUpgradeOnOpen=0

; CABLogs: if set to 1 (default), XML log files will be compressed into CAB files
;          if set to 0, XML log files will be written separately
CABLogs=1

; MacroControl: if set to 1, VBA projects will not be included in converted files
;               if set to 0 (default), VBA projects will be maintained in the converted files
MacroControl=0

[FoldersToConvert]
; The Converter will attempt to convert all supported files in the specified folders
; (do not include if specifying FileListFolder)
;fldr=C:Documents and SettingsAdministratorMy Documents
;fldr=\serversharedocs

[ConversionInfo]
; Use SourcePathTemplate and DestinationPathTemplate to specify the destination folder structure.

; SourcePathTemplate: a sequence of ‘*’ that determines how many directories from the source path will be captured.
; DestinationPathTemplate: path where converted files will be saved, possibly including captured folder names from the SourcePathTemplate
; The converted file will be saved at: DestinationPathTemplate + Remaining uncaptured source path
;
; For example:
;    Source files are contained in \userfiles[user name]docs
;    Desired output is to          \newserverdocs[user name]
;
; The following settings would enable this example scenario:
;    SourcePathTemplate = ***
;    DestinationPathTemplate = \newserver*3*2
; Explanation: The first three folder names are captured in order ("*X" designates which captured folder name to use):
;    *1 = userfiles
;    *2 = [user name]
;    *3 = docs
;  Here are some sample file source files and converted files for this example:
;    \userfilesBobdocsPersonalRept1.doc         =>   \newserverdocsBobPersonalRept1.docx
;    \userfilesJamesdocsNew FolderSchedule.doc  =>   \newserverdocsJamesNew FolderSchedule.docx
;    \userfilesCliffdocsnotes.doc                =>   \newserverdocsCliffnotes.docx
;
; Please refer to the online documentation for more information and examples.

SourcePathTemplate=***
DestinationPathTemplate=*1*2*3Converted

En este archivo debemos definir los parámetros de conversión de los documentos, principalmente las carpetas de origen y de destino. Los diferentes parámetros de configuración se pueden encontrar aquí: http://technet.microsoft.com/en-us/library/cc179019.aspx.

Vamos a configurarlo. Supongamos que tenemos los archivos a convertir en una carpeta llamada Office ubicada en la carpeta Mis Documentos de un Windows XP. La ruta completa a esa carpeta es, si suponemos que Windows está instalado en C:, C:Documents and SettingsNombredeUsuarioMis DocumentosOffice. Los archivos convertidos los vamos a guardar en una carpeta denominada C:Documents and SettingsNombredeUsuarioMis DocumentosOfficeConvertidos

Parámetros obligatorios son los que están azul.

El primero de ellos es el destino del directorio de los logs, por si hay errores. Podemos dejarle el que trae por defecto o podemos ponerle otra carpeta. El segundo parámetro es el tiempo máximo que otorgamos al conversor. Por defecto son 300 segundos. Lo dejamos igual. Las diferentes opciones de conversión también dejamos las que trae por defecto. El apartado [Folders to Convert] es importante. En nuestro caso sería

fldr=C:Documents and SettingsNombredeUsuarioMis DocumentosOffice

En el apartado [ConversionInfo] en SourcePathTemplate usamos wildcards o caracteres comodín (*)

Así, partiendo del fldr tendríamos:

*1 = <letra de unidad>

*2 = Documents and Settings

*3 = <nombre de usuario>

*4 = Mis Documentos

*5 = Office

Así SourcePathTemplate sería:

SourcePathTemplate= *****

Por útlimo nos queda marcar la ruta donde vamos a guardar los archivos convertidos que ya hemos indicado anteriormente.

Una vez explicado esto vamos a configurar nuestro archivo ofc.ini

[Run]
LogDestinationPath=C:OMPMOFCLogs

TimeOut = 300

[ConversionOptions]
FullUpgradeOnOpen=0

CABLogs=1

MacroControl=0

[FoldersToConvert]
fldr=C:Documents and SettingsNombredeUsuarioMis DocumentosOffice

[ConversionInfo]
SourcePathTemplate=*****

DestinationPathTemplate=C:Documents and SettingsNombredeUsuarioMis DocumentosOfficeConvertidos

Con nuestro archivo ofc.ini configurado llega el momento de ejecutar el archivo ofc.exe que es el que va a realizar la conversión.

Nos situamos en la carpeta C:ompmTools y ejecutamos el archivo ofc.exe (con doble clic). Con esto debería empezar el proceso de conversión de archivos.

Espero que se entienda. Es más sencillo de realizar que de explicar. Cualquier duda ya sabeis dónde encontrarme.