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Deshabilitar pestañas y elementos de los menús en Office 2007

En este artículo trataremos de explicar cómo deshabilitar pestañas y algunos elementos de los menús de Office 2007 usando el editor de políticas de Windows.

Se hace igual que en Office anteriores con la peculiaridad de que ahora trabajamos con pestañas y con grupos en lugar de las típicas barras de herramientas. Para deshabilitarlas mediante el editor de políticas tenemos que disponer de los identificadores internos de los comandos, a no ser que queramos simplemente deshabilitar alguno de los menús que ya vienen predefinidos en la plantilla administrativa de la correspondiente aplicación.

En este ejemplo voy a deshabilitar la pestaña de configuración de página y los elementos de control de cambios y comentarios de la pestaña de revisión. Deshabilitar una pestaña entera es muy sencillo pues basta con poner su ID, sin embargo, para deshabilitar grupos de elementos necesitamos deshabilitar todos su elementos.

Lo primero que necesitamos son las plantillas administrativas para Office. Las podemos obtener aquí:  Archivos de la plantilla administrativa de 2007 Office system (ADM, ADMX y ADML) y Herramienta de personalización de Office, versión 2.0. También necesitamos conocer los identificadores de los comandos para aplicarlos a las plantillas. Se puede obtener aquí: Download details: 2007 Office System Document: Lists of Control IDs. Descomprimimos los archivos y los guardamos en la carpeta que deseemos.

Para aplicar las plantillas de grupo en Windows XP nos vamos a Inicio / Ejecutar y allí escribimos gpedit.msc. Esto nos abrirá el editor de políticas:

Expandimos las ramas y nos aparecerá la opción de Plantillas Administrativas. Lo seleccionamos y vamos al menú Acción y allí a Añadir plantillas. Buscamos nuestras plantillas en la carpeta donde las hemos descomprimido y seleccionamos, en nuestro caso, la de Word que para Windows XP es la que se encuentra dentro de la subcarpeta ADM, cuyo nombre es word12.adm (para Vista y Windows Server se encuentran en la carpeta ADMX). Aceptamos y al refrescarse la ventana ya vemos que nos aparece la opción de Microsoft Office Word 2007 dentro del conjunto del resto de plantillas. Si la abrimos podéis ver se pueden configurar muchas cosas. Para ver todas las opciones está este documento (en inglés) Group Policy overview for Office 2007.

A nosotros nos interesa la rama que hace referencia a “Deshabilitar elementos de la interfaz de usuario”. Vemos que aparecen dos opciones: Predefinidas y Personalizadas. En las predefinidas es donde se muestran algunas de los comandos que se pueden deshabilitar simplemente aplicando la política. Nosotros vamos a las personalizadas. Allí nos aparecen dos opciones: Deshabilitar comandos y Deshabilitar teclas de método abreviado. Si hacemos doble clic sobre Deshabilitar comandos nos abre una nueva ventana donde vemos como está configurada la política y la explicación de la misma.

Como norma general todas vienen en “No configuradas”. Para deshabilitar los elementos hay que habilitarla. Si marcamos la opción Habilitar vemos que ya nos permite introducir los ID para deshabilitar los comandos que queramos. Ahora es cuando abrimos de nuevo la carpeta donde hemos descomprimido los archivos y buscamos uno con el nombre WordRibbonControls.xlsx que contiene todos los ID’s para los diferentes comandos de Office. Tenemos que buscar el correspondiente a la pestaña configuración de página y los elementos de control de cambios y comentarios de la pestaña de revisión.

Si filtramos en el archivo de Excel por la opción Control Type y seleccionamos solo tab vemos que nos aparecen las pestañas. La que nos interesa es TabPageLayoutWord cuyo identificador para las políticas es el 12065 (es la última columna del archivo).

Ahora vamos a buscar los identificadores para el resto de los elementos. Deshacemos el filtro de la hoja y ahora filtraremos por Tab Name seleccionando solamente la opción TabReviewWord. Ahí nos aparecen todos los grupos y elementos de la pestaña Revisión de Word. Como nos interesa deshabilitar los correspondientes a control de cambios y comentarios buscaremos los identificadores para esos elementos y son:

Una vez localizados volvemos al editor de políticas, le damos al botón mostrar e introducimos uno a uno los identificadores (si hay alguien que sepa cómo se pueden introducir todos de golpe sería de gran ayuda). Aceptamos todo y si lo hemos hecho bien deberíamos tener oculta la pestaña Configuración de Página y los elementos de revisión bloqueados.

 

El procedimiento es similar para bloquear u ocultar otras pestañas y/o elementos.

Espero que  se entienda.

Hasta la próxima.

Convertir los archivos de Office a los nuevos formatos de Office 2007

Al hilo de una pregunta de las news de Microsoft (http://groups.google.es/group/microsoft.public.es.officexp/msg/eb8ff41051c0209f ) en la que vemos que se plantea la opción de convertir todos los documentos de versiones anteriores de Office al nuevo formato de Office 2007 me puse a "investigar" y he llegado a la conclusión de que sí se puede hacer y además no es demasiado complicado.

Lo primero que necesitamos es descargarnos de la web de Microsoft estos dos programas:

– Office Migration Planning Manager (OMPM) que contiene una serie de herramientas para migrar de versiones anteriores de Office a Office 2007 (http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=13580cd7-a8bc-40ef-8281-dd2c325a5a81&displaylang=en).

– Microsoft Office Compatibility Pack for Word, Excel, and PowerPoint 2007 File Formats (http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=941B3470-3AE9-4AEE-8F43-C6BB74CD1466&displaylang=en) que es un paquete de compatibilidad que nos permite abrir ficheros de Office 2007 con algunas versiones anteriores de Office

NOTA: Yo he probado con las dos herramientas en inglés por lo que recomiendo bajarlas en ese idioma, aunque no sé si funcionaría con el paquete de compatiblidad en español. También está probado sobre Windows XP (aunque supongo que funcionaría en Vista igualmente)

Una vez descargadas las dos herramientas ya podemos proceder. Supongamos que las hemos descargado en C:Descargas. Primero instalamos el OMPM siguiendo las instrucciones de Microsoft. Para ello nos vamos a Inicio / Ejectuar y escribimos cmd . Nos abrirá la ventana de comandos y nos situamos en la carpeta donde hemos guardado OMPM. Una vez allí escribimos MigrationPlanningManager /extract:c:ompm

 

Nos saldrá una ventana con un Acuerdo de Licencia que leeremos y aceptaremos (o no, pero entonces no sigas leyendo). Nos habrá creado un directorio en el disco C: llamado "ompm". Si nos vamos a ese directorio veremos que contiene varias carpetas. A nosotros nos interesa la llamada "Tools". La abrimos y nos encontramos dos ejecutables, un archivo .ini y un archivo .dll. Concretamente nos interesan dos de esos archivos: el archivo ofc.ini y el archivo ofc.exe.

Si abrimos el ofc.ini vemos que contiene lo siguiente:

;Please refer to the online documentation for more information.

[Run]
; LogDestinationPath: the path where the log files will be written to
LogDestinationPath=C:OMPMOFCLogs

; Description: this can be any text to describe extra information about the run
;Description= "Test run of the Office File Converter"

; FileListFolder: the folder containing the File List exported from the OMPM Reporting Tool
; (do not include if specifying FoldersToConvert)
;FileListFolder=dataexportlist1

; TimeOut: a limit in seconds for the conversion of a single file. (default 300 seconds)
; If expired, the Office File Converter will cancel the conversion of the current file and move on to the next file.
; Conversion will never timeout if this value is set to 0.
; Set to a higher value if experiencing difficulties with larger files.
TimeOut = 300

[ConversionOptions]
; FullUpgradeOnOpen: if set to 1, Word documents will be fully converted to the OpenXML format
;                    if set to 0 (default), Word documents will be saved in the OpenXML format in compatibility mode
; Not applicable to Excel or PowerPoint files.
FullUpgradeOnOpen=0

; CABLogs: if set to 1 (default), XML log files will be compressed into CAB files
;          if set to 0, XML log files will be written separately
CABLogs=1

; MacroControl: if set to 1, VBA projects will not be included in converted files
;               if set to 0 (default), VBA projects will be maintained in the converted files
MacroControl=0

[FoldersToConvert]
; The Converter will attempt to convert all supported files in the specified folders
; (do not include if specifying FileListFolder)
;fldr=C:Documents and SettingsAdministratorMy Documents
;fldr=\serversharedocs

[ConversionInfo]
; Use SourcePathTemplate and DestinationPathTemplate to specify the destination folder structure.

; SourcePathTemplate: a sequence of ‘*’ that determines how many directories from the source path will be captured.
; DestinationPathTemplate: path where converted files will be saved, possibly including captured folder names from the SourcePathTemplate
; The converted file will be saved at: DestinationPathTemplate + Remaining uncaptured source path
;
; For example:
;    Source files are contained in \userfiles[user name]docs
;    Desired output is to          \newserverdocs[user name]
;
; The following settings would enable this example scenario:
;    SourcePathTemplate = ***
;    DestinationPathTemplate = \newserver*3*2
; Explanation: The first three folder names are captured in order ("*X" designates which captured folder name to use):
;    *1 = userfiles
;    *2 = [user name]
;    *3 = docs
;  Here are some sample file source files and converted files for this example:
;    \userfilesBobdocsPersonalRept1.doc         =>   \newserverdocsBobPersonalRept1.docx
;    \userfilesJamesdocsNew FolderSchedule.doc  =>   \newserverdocsJamesNew FolderSchedule.docx
;    \userfilesCliffdocsnotes.doc                =>   \newserverdocsCliffnotes.docx
;
; Please refer to the online documentation for more information and examples.

SourcePathTemplate=***
DestinationPathTemplate=*1*2*3Converted

En este archivo debemos definir los parámetros de conversión de los documentos, principalmente las carpetas de origen y de destino. Los diferentes parámetros de configuración se pueden encontrar aquí: http://technet.microsoft.com/en-us/library/cc179019.aspx.

Vamos a configurarlo. Supongamos que tenemos los archivos a convertir en una carpeta llamada Office ubicada en la carpeta Mis Documentos de un Windows XP. La ruta completa a esa carpeta es, si suponemos que Windows está instalado en C:, C:Documents and SettingsNombredeUsuarioMis DocumentosOffice. Los archivos convertidos los vamos a guardar en una carpeta denominada C:Documents and SettingsNombredeUsuarioMis DocumentosOfficeConvertidos

Parámetros obligatorios son los que están azul.

El primero de ellos es el destino del directorio de los logs, por si hay errores. Podemos dejarle el que trae por defecto o podemos ponerle otra carpeta. El segundo parámetro es el tiempo máximo que otorgamos al conversor. Por defecto son 300 segundos. Lo dejamos igual. Las diferentes opciones de conversión también dejamos las que trae por defecto. El apartado [Folders to Convert] es importante. En nuestro caso sería

fldr=C:Documents and SettingsNombredeUsuarioMis DocumentosOffice

En el apartado [ConversionInfo] en SourcePathTemplate usamos wildcards o caracteres comodín (*)

Así, partiendo del fldr tendríamos:

*1 = <letra de unidad>

*2 = Documents and Settings

*3 = <nombre de usuario>

*4 = Mis Documentos

*5 = Office

Así SourcePathTemplate sería:

SourcePathTemplate= *****

Por útlimo nos queda marcar la ruta donde vamos a guardar los archivos convertidos que ya hemos indicado anteriormente.

Una vez explicado esto vamos a configurar nuestro archivo ofc.ini

[Run]
LogDestinationPath=C:OMPMOFCLogs

TimeOut = 300

[ConversionOptions]
FullUpgradeOnOpen=0

CABLogs=1

MacroControl=0

[FoldersToConvert]
fldr=C:Documents and SettingsNombredeUsuarioMis DocumentosOffice

[ConversionInfo]
SourcePathTemplate=*****

DestinationPathTemplate=C:Documents and SettingsNombredeUsuarioMis DocumentosOfficeConvertidos

Con nuestro archivo ofc.ini configurado llega el momento de ejecutar el archivo ofc.exe que es el que va a realizar la conversión.

Nos situamos en la carpeta C:ompmTools y ejecutamos el archivo ofc.exe (con doble clic). Con esto debería empezar el proceso de conversión de archivos.

Espero que se entienda. Es más sencillo de realizar que de explicar. Cualquier duda ya sabeis dónde encontrarme.

Integración del Service Pack 1 de Office 2007

Cuando reinstalamos Office 2007 debemos volver a bajarnos las actualizaciones y sus services packs. En este artículo trataremos de explicar cómo realizar una integración del SP1 de Office 2007 para que al instalar de nuevo el producto no necesitemos bajar el SP1 de nuevo.

Para empezar lo primero que debemos hacer es bajarnos el SP1 de la página de Microsoft:

Español: http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=9EC51594-992C-4165-A997-25DA01F388F5&displaylang=es (222,30 MB)

Lo guardamos en una carpeta llamada, por ejemplo, X:sp1 (donde X es una unidad de nuestro disco duro). Nos aparece un archivo con el nombre office2007sp1-kb936982-fullfile-es-es.exe. Podemos renombrarlo para hacerlo más "manejable". Yo lo he renombrado a office2007sp1.exe.

Creamos en nuestro disco duro una carpeta llamada X:Office2007 y copiamos allí todo el contenido del CD de instalación de Office. También creamos una carpeta llamada X: SP1extract.

Ahora vamos a Inicio / Ejecutar y allí escribimos

                    X:sp1office2007sp1.exe /extract:"X:SP1extract"

Aceptamos el acuerdo de licencia y nos extraerá todos los archivos del SP1 a esa carpeta (SP1extract). Una vez extraídos los copiamos en la carpeta Updates que encontraremos dentro de la carpeta Office2007 a dónde hemos copiado el contenido del CD de Office.

Ya está la "integración" realizada. (Aunque no es una verdadera integración porque no actúa sobre los archivos de origen de Office sino que se limita a aplicar la actualización tras la instalación, pero es lo que hay)

Más información: http://technet.microsoft.com/en-us/library/cc178995.aspx

Hasta la próxima.

 

 

Instalación desatendida de Office 2007

En Office 2003 sólo era posible realizar una instalación desatendida mediante una "instalación administrativa" y no se podía hacer con la versión retail de Office. Con la versión 2007 es posible hacer una instalación desatendida en cualquiera de sus versiones. Con las versiones Enterprise y de licencias por volumen se puede usar la herramienta que trae Office conocida como Herramienta de Personalización de Office (Office customization tool en inglés) y con el resto de versiones mediante la modificación de un archivo llamado config.xml y que podemos encontrar en la carpeta raíz de la instalación de Office. Por ejemplo, si tenemos un Office Professional la carpeta en la cual veremos el config.xml se llama Pror.WW; si el Office es un Ultimate lo encontraremos en Ultimater.WW…

Vamos a tratar de explicar cómo se hace la instalación desatendida con este fichero config.xml. El proceso es sencillo. Al iniciar la instalación el programa busca el archivo config.xml en la misma carpeta que el archivo setup.exe y si no lo encuentra usa el que viene predefinido en la carpeta raíz que mencionábamos anteriormente. La información referente al archivo config.xml y todos sus elementos la podéis encontrar aquí: http://technet2.microsoft.com/Office/en-us/library/e16af71c-fed4-40da-a886-95e596c3999e1033.mspx?mfr=true

Veamos cómo es el archivo config.xml. Este ejemplo es el que viene en un Office Ultimate en inglés:

<Configuration Product="Ultimater">

– <!–  <Display Level="full" CompletionNotice="yes" SuppressModal="no" AcceptEula="no" /> –>

– <!–  <Logging Type="standard" Path="%temp%" Template="Microsoft Office Ultimate Setup(*).txt" /> –>

– <!–  <PIDKEY Value="BCDFGHJKMPQRTVWXY2346789B" /> –>

– <!–  <USERNAME Value="Customer" /> –>

– <!– <COMPANYNAME Value="MyCompany" /> –>

– <!– <INSTALLLOCATION Value="%programfiles%Microsoft Office" /> –>

– <!– <LIS CACHEACTION="CacheOnly" /> –>

– <!– <SOURCELIST Value="\server1shareOffice12;\server2shareOffice12" /> –>

– <!– <DistributionPoint Location="\servershareOffice12" /> –>

– <!– <OptionState Id="OptionID" State="absent" Children="force" /> –>

– <!– <Setting Id="Reboot" Value="IfNeeded" /> –>

– <!– <Command Path="msiexec.exe" Args="/i \serversharemy.msi" QuietArg="/q" ChainPosition="after" Execute="install" /> –>

</Configuration>

El primer elemento que vemos es configuration que es un elemento requerido. El resto de elementos irán contenidos en este. En este caso vemos que nos dice que el producto a instalar es el Ultimate. Podeis copiar este elemento del archivo config.xml que trae el propio Office.

El resto de elementos es opcional pero si queremos realizar una instalación totalmente desatendida cuanta mayor información proporcionemos en el archivo config.xml menor interacción necesitaremos en la instalación. Podemos personalizar prácticamente toda la instalación de Office mediante los elementos que se pueden incluir en el archivo config.xml, desde el comportamiento del instalador hasta la forma en la que aparecerá el producto dentro de la lista de agregar o quitar programas.

A continuación presentamos un archivo config.xml para una instalación desatendida totalmente de  un Office Ultimate:

<Configuration Product="Ultimater">
    <Display Level="None"
        CompletionNotice="yes"
        SuppressModal="yes"
        AcceptEula="yes"
    />
    <Logging Type="Verbose"
        Path="%temp%"
        Template="Microsoft Office Ultimate Setup(*).txt"
     />
    <PIDKEY Value="1234567890123456789012312" />
    <USERNAME Value="Marta" />
     <COMPANYNAME Value="Empresa" />
    <INSTALLLOCATION Value="%programfiles%Microsoft Office" />
    <Setting Id="Reboot" Value="IfNeeded" />
    <OptionState
        Id="ProductFiles"
        State="Local"
        Children="Force"
    />

  </Configuration>

Este archivo lo guardamos en la carpeta raíz del Office, donde se encuentra el archivo setup.exe, o bien, si no queremos "quemar" un CD con ello podemos indicarle la ruta del mismo en el momento de la instalación. Supongamos que tenemos el CD o DVD de Office en la unidad D: y el archivo lo tenemos en C:/MisDocumentos. Entonces podríamos ir a Inicio / Ejecutar y allí escribir:

D:Setup.exe /config c:MisDocumentosconfig.xml

En este archivo hemos definido que vamos a instalar Office Ultimate (CONFIGURATION PRODUCT), no se va a mostrar ninguna ventana del progreso de instalación (DISPLAY LEVEL), se mostrará un aviso de finalización (COMPLETIONNOTICE), aceptaremos el Acuerdo de Licencia (ACCEPTEULA), se va a crear un log de la instalación en la carpeta temp (LOGGING TYPE). También hemos definido la clave del producto (PIDKEY), el nombre de usuario (USERNAME) y de la compañía (COMPANYNAME), el lugar de instalación (INSTALLOCATION) y la forma de instalación, que en este caso hemos decidido instalar todo el producto en el disco duro (OPTIONSTATE).

 

Espero que la cuestión quede más o menos clara. Si tenéis alguna duda intentaré estar por aquí.

Saludos y hasta la próxima

Marta

Word empieza a escribir arriba de todo!!!!

Son ya varias ocasiones las que me he encontrado esta pregunta en los foros y la solución es bastante sencilla. Para situarnos en el problema supongamos que tenemos un documento de Word y que, por alguna razón, cuando empezamos a escribir parece no respetar los márgnes superior e inferior de la página como vemos en la imagen:

En realidad no se trata de ningún problema sino de una característica de Word para poder aprovechar mejor la pantalla. Para solucionarlo tenemos varias opciones. Una de ellas consiste en situar el cursor en el borde superior y ver como cambia el cursor a algo como esto . Si pulsamos sobre él vuelven los márgenes.

Otra opción es mediante los menús:

Word 2003: Herramientas / Opciones, pestaña "Ver" y allí desmarcar "Espacio en blanco entre páginas"
Word 2007: Botón de Office / Opciones de Word, opción "Mostrar", "Opciones de presentación de página" y desmarcar "Mostrar espacio en blanco entre páginas en la vista Diseño de Impresión"

Espero que ayude a alguien